Wie man einen Betrieb auflöst – ohne Insolvenz
Die Gründe für eine Betriebsaufgabe sind in der heutigen Zeit zahlreich: wirtschaftliche Schäden durch die Corona-Krise bzw. die Corona-Maßnahmen, unterbrochene Lieferketten, exorbitant steigende Energiekosten, wirtschaftliche Unsicherheiten, fehlender Fachkräftenachwuchs usw.
Entscheiden sich Unternehmer*innen dann dazu ihren Geschäftsbetrieb aufzugeben, gibt es viel zu tun. Im nachfolgenden Beitrag möchte ich Ihnen Tipps und eine Checkliste geben. Wichtig ist dabei anzumerken, dass es sich dabei um Hinweise zur regulären Betriebsaufgabe und nicht um eine Insolvenz oder eine Nachfolgeregelung handelt.
Eine Betriebsaufgabe ist keine Insolvenz
Ist ein Unternehmen jedoch nicht mehr in der Lage, den aktuellen Krisen zu trotzen, ist eine Gewerbeabmeldung oft die letzte Alternative, um einer drohenden Insolvenz zuvor zu kommen.
Desgleichen verhält es sich mit zahlreichen mittelständischen Betrieben, die keine geeigneten Unternehmensnachfolge organisieren können. Auch dafür sind die Ursachen vielfältig. Häufig kommt die Entscheidung zu spät, so dass für die Vorbereitung die Zeit knapp wird. Hinzu kommen die aktuelle wirtschaftliche Unsicherheit und der Personal- bzw. Fachkräftemangel. Diese große Verunsicherung führt dazu, dass eine ohnehin schon schwindende Risikobereitschaft der Nachfolgegeneration weiter abnimmt.
Schweren Herzens fällt darum aktuell bei vielen eingeführte Unternehmen die Entscheidung, die Pforten für immer zu schließen und den Betrieb abzumelden. Eine solche Betriebsaufgabe ist nicht mit einer Insolvenz gleich zu setzen. Insolvenz bedeutet: Ein Unternehmen ist nicht mehr liquide. Daraus ergibt sich eine Situation, in der die Geschäftsleitung nicht mehr frei entscheiden kann. Das Insolvenzverfahren wird eingeleitet und die Schuldner werden entsprechend bedient. Umgekehrt bedeutet ein Insolvenzverfahren nicht zwingend die komplette Auflösung eines Betriebes. Es gibt zahlreiche Beispiele dafür, dass Unternehmen mit einem guten Sanierungkonzept ein Insolvenzverfahren durchlaufen haben und anschließend wieder (erfolgreich) durchgestartet sind.
Bei einer Betriebsaufgabe dagegen verschwindet das Unternehmen vom Markt und das noch bestehende Betriebsvermögen geht ins Privatvermögen der Eigentümer über. Eine Betriebsaufgabe ist stets ein freiwilliger Schritt, die Insolvenz dagegen muss eingeleitet werden, sobald es sich zeigt, dass ein Unternehmen seinen Zahlungsverpflichtungen nicht mehr nachkommen kann.
Was sollte bei einer Betriebsaufgabe beachtet werden?
Eine Geschäftsschließung sollte unbedingt sorgfältig geplant erfolgen. Vorgegebene Zeithorizonte müssen beachtet werden, denn bei einer Betriebsaufgabe sind u. a. die Kündigungsfristen der Mitarbeiter einzuhalten und neue Aufträge sollten nur noch dann angenommen werden, wenn sie innerhalb der noch aktiven Zeit des Unternehmens abgearbeitet werden können. Alle langfristig vereinbarten Verträge, wie Mietverträge, Leasingverträge, Versicherungsverträge oder Telefonverträge müssen ebenfalls rechtzeitig gekündigt werden.
Je nach Rechtsform gibt es unterschiedliche Pflichten und Abläufe, die zu beachten sind. So sind beispielsweise bei der Aufgabe einer Kapitalgesellschaft formale Schritte einzuhalten, die unbedingt einen Notar erfordern. Aber auch bei der Betriebsaufgabe von Einzelunternehmungen sollte man fachlichen Rat hinzu ziehen. Insbesondere sind die steuerlichen Folgen (s. u.) zu bedenken.
Sorgfältige und vor allem rechtzeitige Planung ist also essentiell. Unterstüzen können wir Unternehmensberater*innen. Ebenso können die Betriebsberater der zuständigen Kammern und Fachverbände helfen.
Finanzielle Folgen einer Betriebsaufgabe
Die steuerlichen Folgen einer Betriebsaufgabe sind individuell verschieden. Einer der Hauptaspekte ist, dass bei einer Betriebsaufgabe das betriebliche Vermögen – sofern es nicht an Dritte übergeben wird – in das Privatvermögen der Eigentümer übergeht. Hier müssen auch die stillen Reserven, also die Differenz zwischen Buchwerten und Zeitwerten, versteuert werden.
Ein weiterer, ganz wichtiger Aspekt ist die Frage der Altersvorsorge. Wenn der eigene Betrieb nicht verkauft, sondern einfach aufgegeben wird, dann gibt es selbstverständlich auch keinen Verkaufserlös für die Altersabsicherung. Damit rechnen jedoch viele Unternehmer. Zudem sind die Zahlungen für eine private Altersvorge in Gefahr, wenn keine Einkünfte mehr aus dem Betrieb fließen werden.
Auch können laufende Verträge nach Betriebsschließung nicht mehr bedient werden. Wie bereits oben erwähnt, sollte darum ein erster Fokus auf die rechtzeitige Kündigung aller bestehenden Verträge gerichtet werden, insbesondere auf jener mit langer Laufzeit. Hierzu zählen insbesondere Miet- und Pachtverträge, Leasingverträge, Wartungsverträge, Liefer- und Leistungsverträge sowie Versicherungs- und Darlehensverträge. Die jeweiligen Kündigungsfristen sind in den Vertragsunterlagen zu finden. Ebenso sind alle betrieblich bedingten Versicherungsverträge, die nach der Gewerbeabmeldung nicht mehr benötigt werden, offiziell zu kündigen.
Im Falle einer Betriebsaufgabe gibt es zuweilen ein außerordentliches Kündigungsrecht ergeben, das genutzt werden sollte. Selbstverständlich erfordern auch Arbeitsverträge die Einhaltung von Kündigungsfristen. Da sich hier oft individuelle Unterschiede ergeben, ist oftmals die Beratung durch arbeitsrechtliche Experten sinnvoll.
Abmeldungen, Löschungen und Änderungen
Im Rahmen einer Geschäftsaufgabe ergeben sich darüber hinaus eine Vielzahl von Aufgaben, die es erledigen gilt. Hier eine kleine Checkliste:
- Ist der Betrieb im Handelsregister eingetragen, ist dessen Löschung zu beantragen.
- Liegt eine Mitgliedschaft bei der Industrie- und Handelskammer vor, ist diese zu kündigen.
- Bei Innungsmitgliedern: Der Betrieb ist bei der Innung abzumelden.
- Für Handwerksbetriebe: Die Löschung des Betriebsinhabers in der Handwerksrolle ist zu beantragen. Die Handwerkskarte kann entwertet zurückgesendet werden.
- Betrieb beim Gewerbeamt abmelden (das ist i. d. R. kostenlos und kann meist online erledigt werden).
- Betrieb bei der Betriebsnummernstelle der Agentur für Arbeit abmelden.
- Strom, Gas, Wasser und Müll abmelden; Versorgungsunternehmen kündigen.
- Den Telefonanschluss kündigen und Einträge im Telefonbuch, in den Gelben Seiten, auf der Homepage und im Internet löschen.
- Digitale Präsenzen im Internet löschen.
- Einen Nachsendeauftrag bei der Post aufgeben.
- Die Betriebsfahrzeuge ab- bzw. ummelden oder verkaufen.
- Das Geschäftskonto und eventuell auch die Bankverbindung löschen.
- Betriebliche Daueraufträge und Lastschriften kündigen.
- Den Steuerberater informieren und eventuell dessen Mandat kündigen.
- Kunden und Lieferanten informieren.
- Aufbewahrungsfristen beachten, denn Bücher und Aufzeichnungen, Inventare und Jahresabschlüsse sind zehn Jahre, andere steuerlich bedeutsame Unterlagen sechs Jahre lang aufzubewahren.