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Urlaub gut vorbereiten – Checkliste

Vorbereitung einer geplanten Abwesenheit

Hurra – der Urlaub steht vor der Tür. Endlich einfach mal raus aus der Firma, abschalten von der Arbeit… !

Schön wär’s.  Leider sieht die Realität für viele Unternehmer*innen und Solo-Selbstständige ganz anders aus. Immer das Handy bzw. den Laptop dabei und 24/7 in Rufbereitschaft auch am schönsten Strand. Ein Urlaubsort ohne Internetzugang bzw. im „Funkloch“ – eine Katastrophe!

„Ich kann maximal 10 Tage am Stück im Jahr verreisen, muss aber auch dann immer gut erreichbar sein“, höre ich Unternehmer*innen oft sagen. Dabei brauchen gerade wir Selbstständigen echte Erholungspausen, um fit zu bleiben und unsere „Batterien“ regelmäßig wieder aufzuladen.

Die richtige Urlaubsvorbereitung macht’s möglich

Um Ihre Abwesenheit im Unternehmen optimal vorzubereiten, habe ich nachstehende Checklisten für Sie erstellt.

Am besten gehen Sie 2-4 Wochen vor Urlaubsantritt Punkt für Punkt durch. Dann können Sie mit gutem Gewissen und freiem Kopf den Urlaub genießen.

  • Machen Sie sich eine Liste aller der Aufgaben und Termine, die noch unbedingt vor Urlaubsantritt zu erledigen sind.
  • Klären Sie, wer Sie wann und wie genau vertreten soll.
  • Machen Sie eine Liste der Aufgaben und Termine, die während des Urlaubs von Ihrer Vertretung wahrzunehmen sind.
  • Geben Sie Ihrer Vertretung die evtl. erforderlichen Vollmachten.
  • Schränken Sie Ihre Erreichbarkeit während des Urlaubs auf dringende Fälle ein und klären Sie, wie und wann (Anrufzeit) Sie für wen bzw. welchen Fall überhaupt erreichbar sind.
  • Delegieren Sie: Wer soll Was Wann Wie erledigen!
  • Informieren Sie zuständige Personen sind über fällige Fristen (Abgabe, Zahlungen etc.) schriftlich.
  • Richten Sie eine automatische E-Mail-Abwesenheitsmeldung ist eingerichtet. Aus dieser geht der genaue Zeitraum der Abwesenheit hervor und an wen sich die Person in dringenden Fällen wenden kann. Tipp: Geben Sie den Zeitpunkt Ihrer Rückkehr um einen Tag später als tatsächlich an, um ungestört die wichtigsten Aufgaben nach Ihrer Rückkehr abarbeiten zu können.
  • Richten Sie eine Anrufweiterleitung an Ihre Vertretung oder – bei Solo-Selbstständigen einen Anrufbeantwortungsservice ein.
  • Besprechen Sie Anrufbeantworter/die Sprachbox bzgl. Urlaubsabwesenheit.
  • Informieren Sie wichtige Kunden und Geschäftspartner per Mail rechtzeitig über Ihre Abwesenheit.
  • Richten Sie Ihrem zwei Ablagekörbe für den Posteingang ein (einen mit der Aufschrift „Dringend“, einen mit „Nur zur Info“). Mitarbeiter/Kollegen sind entsprechend instruiert. Dann sehen Sie nach Ihrer Rückkehr auf einen Blick die dringendsten Anfragen.
  • Begleichen Sie alle fälligen Rechnungen vor dem Urlaub oder richten Sie Terminüberweisungen ein, um Mahnungen zu vermeiden

Weitere Tipps:

  • Schauen Sie nach, welche Ausweise/Dokumente für Ihren Urlaub notwendig sind und ob diese noch gültig sind
  • informieren Sie sich  über evtl. erforderliche Impfungen bzw. medizinische Vorsorgemaßnahmen bzw. die Auslandskrankenversicherung
  • Für Solo-Preneure: Sie können ein Urlaubspostfach einrichten. Die Post wird dann während IhrerAbwesenheit am Postamt gelagert.
  • Sie sollten auch daran denken evtl. Abos (z. B. Tageszeitung, Zeitschriften) bei längerer Abwesenheit abzubestellen oder Nachsendeauftrag eingerichtet
  • Wichtige Dinge, wie Codes, Wertsochen etc. sollten sicher deponiert sein
  • Geben Sie Ihre detaillierte Reiseroute und Adressen Mitarbeitern oder Angehörigen für Notfälle
  • Sie sollten vorab die wichtigsten Informationen (Notrufnummern, Zollbestimmungen, Handytarife, aktuelle Devisen, Sitten, Adresse und Telefonnummer der Botschaft etc.) vom Urlaubsland sammeln
  • Bei einer Reise mit dem PKW sollten sie rechtzeitig Vignette oder Mautkarte besorgen internationale Versicherung für das Auto (z. B. grüne Versicherungskarte), Auto war bei Inspektion, Warnwesten vorhanden, Ersatzschlüssel eingepackt, Schutzbrief von Automobilclub (falls vorhanden)
  • Sie sollten die wichtigsten Reisedokumente kopieren (sollten sie im Urlaub abhanden kommen)
  • Notieren Sie sich wichtige Telefonnummern (z. B. bei Verlust von EC-Karte)
  • Sorgen Sie dafür, dass Mülleimer geleert werden und Ihr Auto sicher geparkt ist, damit es während der Abwesenheit nicht abgeschleppt wird.

Notfallplanungen nicht vergessen

Der „Notfallkoffer“ in Unternehmen etwas, was man nicht nur vor dem Urlaub bereitgestellt haben sollte. Aber vielleicht ist gerade ein bevorstehender Urlaub die Gelegenheit, den „Notfallkoffer“ zu überprüfen und ggf. nachzurüsten. Wichtige Informationen dazu finden Sie unter https://orthwein-beratung.de/wissenswertes/notfallplanungen

Wenn Sie diese Punkte berücksichtigen, sind Sie und Ihre Mitarbeiter für Ihre Abwesenheit optimal gerüstet. Dann heißt es:

Lohnenswerter Richtungswechsel

Was wir vom Berliner Startup Relayr lernen können

Vor kurzem ging es über die Nachrichten-Ticker: Das Berliner Startup Relayr geht für 300 Millionen Dollar an den milliardenschweren Versicherungskonzern Munich Re!

Dass dem Sensorik-Startup fünf Jahre nach seiner Gründung ein derart erfolgreicher Exit gelungen ist, hat es einem entscheidenen Richtungswechsel zu verdanken…

Angetreten war Relayr 2013 mit der Idee unser modernes Leben besser zu machen. Dafür hatte man per Crowdfinanzierung  über die Plattform Dragon Innovation eine Basisifinanzierung von rund 111.000 US-Dollar bekommen. Das zentrale Produkt „WunderBar“ sah wie ein Schokoladenriegel aus. Der war gefüllt mit Elektronik: WLAN-Modul, Geräuschdetektor, Feuchtigkeitsmesser und ein weitere Sensoren. Er sollte dazu dienen, das Smartphone mit Gegenständen des Alltags kabellos zu verbinden und Informationen zu übermitteln. Der Feuchtigkeitssensor etwa sollte die Wasserversorgung der Büropflanze messen. Push-Nachrichten würden den Nutzer dann erinnern, wann es Zeit wäre, die Pflanze zu gießen.

So gesehen bot das Startup vor allem technische Spielereien und war wohl eher ein Nischenprodukt für Software-Entwickler und besonders Technik affine Zeitgenossen.

Von der Nische zur Industrie 4.0

In der Nische wäre Relayr sicher geblieben. Oder das junge Unternehmen wäre genauso vom Markt verschwunden wie viele andere Tech-Startups. Dann zog aber mit Josef Brunner 2015 ein neuer Geist in die Geschäftsführung ein und ein Richtungswechsel wurde entschieden.

Inzwischen stattet das Unternehmen Maschinen von industriellen Großkunden mit Sensoren aus.  So betreut Relayr zum Beispiel die Kaffeemaschinen der Firma La Marzocco, die in gastronomischen Betrieben stehen. Hier messen Sensoren Temperatur und Geräusche, um festzustellen, wann einzelne Bauteile ausgetauscht werden müssen – und das, bevor sie kaputtgehen. Mit dieser frühzeitigen Wartung können Unternehmen viel Geld sparen.

Relayr profitiert zudem davon, dass viele Unternehmen schlecht auf die Digitalisierung vorbereitet sind und Hilfe benötigen – und die kann Relayr bieten. Dabei geht es nur noch teilweise um Sensoren. Im Rahmen von IIoT (=Industrial Internet of Things) sind um vielfältige As a service“-Modelle möglich.

Mit sogenannten Retrofitkits vernetzt Relayr beispielsweise industrielle Anlagen, und macht so aus klassischen Maschinenbauverkäufern begehrte Serviceanbieter. Beispiel: Druckmaschinenhersteller, die keine Maschinen mehr an Druckereien verkauft, sondern als Equipment-as-a-Service (EaaS) anbietet bzw. Druckerzeugnisse direkt an Endkunden liefert. Das kann eine enorme Einsparung an Ressourcen bringen. Und dank der Sensortechnik ergeben sich weitere smarte Möglichkeiten: Eine Druckmaschine könnte beispielsweise selbstständig Farbe und Papier bestellen, wenn Sensoren feststellen, dass diese zur Neige gehen…

Das Beispiel von Relayr zeigt, dass es lohnenswert sein kann, für die guten eigenen Angebote neue Ziele und Zielgruppen zu finden. Leider fällt es gerade Gründern nicht leicht, sich von ihrer ursprünglichen Idee zu entfernen. So bleibt manche gute Chance ungenutzt.