Aufbewahrungsfristen für Dokumente
Was kann 2024 weg?
Viele von uns Selbstständigen nutzen die Zeit rund um den Jahreswechsel, um Ordnung in ihre geschäftlichen Unterlagen zu bringen. Da stellt sich die Frage: Was kann wirklich weg und was sollte noch aufbewahrt werden? Hier eine Übersicht, welche Belege, Dokumente und Rechnungen Sie weiter aufbewahren sollten, und welche Sie Anfang 2023 vernichten dürfen.
Aufbewahrungsfristen für Geschäftsbücher, Inventarlisten, Bilanzen und geschäftliche Korrespondenz
Geschäftsbücher, Inventarlisten, Bilanzen und sonstige Buchführungsunterlagen müssen, unabhängig, ob diese digital oder in Papierform vorliegen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Empfangene oder abgesandte Geschäftskorrespondenz muss grundsätzlich für sechs Jahre aufbewahrt werden.
Kalender oder Arbeits- und Fahrtenberichte sowie Angebote, die nicht zu einem Auftrag geführt haben oder Halbjahresbilanzen sind dagegen gar nicht aufbewahrungspflichtig. Manchmal empfiehlt es sich jedoch diese einige Zeit dennoch aufzubewahren, um ggf. intern etwas überprüfen, Vorlagen für neue Geschäfte zu haben und Kundennachfragen rascher beantworten zu können.
Verpflichtende Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz müssen seit 2015 mindestens zwei Jahre lang aufbewahrt werden.
Wie sollten wichtige Unterlagen aufbewahrt werden?
Aufzubewahrende Unterlagen müssen während der gesamten Aufbewahrungszeit lesbar bleiben. Das heißt: Originalunterlagen auf Thermokopierpapier (beispielsweise Tankrechnungen, Faxe), sollte man besser auf Normalpapier kopieren, um zu verhindern, dass sie mit der Zeit Unleserlich werden bzw. verblassen, Die Originale müssen dann zusammen mit der Kopie aufbewahrt werden.
Checkliste: Welche Unterlagen können Anfang 2024 vernichtet werden?
Nachstehende Unterlagen, die bis zum 31. Dezember 2013 erstellt wurden, können Sie jetzt vernichten:
- Jahresabschlüsse
- Buchungsbelege, also beispielsweise Ausgangs- und Eingangsrechnungen, Kassenzettel, Lieferscheine
- Quittungen
- Kontoauszüge
- Jahresbilanzen
- Inventare
- Kassenberichte
- Kredit- und Steuerunterlagen
- Prozessakten
Dabei unbedingt beachten:
- Für Jahresabschlüsse, Bilanzen, Lageberichte und Inventare ist auf das Kalenderjahr der Erstellung abzustellen. Wenn z. B. der Jahresabschluss für 2019 erst im Jahr 2021 erstellt wurde, dann muss er bis zum 31.12.2021 aufbewahrt werden.
- Die Aufbewahrungsfrist für Verträge beginnt erst nach dem Ende der Vertragsdauer zu laufen.
- Und: Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt nur unter der Voraussetzung, dass alle Steuerbescheide bestandskräftig sind! Das ist der Fall, wenn Sie nicht innerhalb eines Monats nach Erhalt des Steuerbescheids Einspruch eingelegt haben, der Steuerbescheid nicht vorläufig ist und er nicht unter dem Vorbehalt der Nachprüfung steht.
Folgende Unterlagen, die bis zum 31. Dezember 2017 erstellt wurden, können Sie jetzt ebenfalls vernichten:
- Geschäftsbriefe
- interne Arbeitsberichte / Fahrtenberichte
- Versicherungspolicen (nach Ablauf)
- Finanzberichte
- Betriebsprüfungsberichte
- Angebote (die zu Aufträgen geführt haben)
- Bankbürgschaften und Darlehensunterlagen (nach Ablauf)
- Exportunterlagen (nach Ablauf)
- Mahnbescheide (nach Ablauf)
- Kalkulationsunterlagen
- Unterlagen zu Erträgen aus Kapitalvermögen, Vermietung und Verpachtung, wenn damit mehr als 500.000 Euro im Jahr erzielt wurden
- Rechnungen / Verträge über Handwerkerleistungen, die der Gewährleistungspflicht unterliegen nach Ablauf der fünfjährigen Gewährleistungspflicht.
Hinzu kommen die Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz. Hier kann in der Regel ab 1.1.2024 alles vernichtet werden, was zwei Jahre oder älter ist.
Außerdem gilt nach dem Umsatzsteuergesetz für Rechnungen über Bauleistungen bzw. für Rechnungen, die für Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Grundstück ausgestellt wurden, gilt eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren. Sofern solche Unterlagen aus dem Jahr 2021 oder früher stammen und nicht von der Gewährleistungspflicht betroffen sind, so können diese ebenfalls 2024 entsorgt werden.
Private Unterlagen
Private Rechnungen und Belege für die Einkommensteuererklärung vmuss man grundsätzlich nicht langfristig archivieren. Dennoch sollte man solche Unterlagen nicht blindlings entsorgen. Belege müssen seit 2017 dem Finanzamt zwar nicht mehr automatisch vorgelegt werden, aber mit ihrer Entsorgung sollte man warten, bis der Steuerbescheid da ist, auf seine Ordnungsmäßigkeit überprüft wurde und Bestandskraft hat. Neben den steuerlichen Aspekten sollte man Belege auch aus zivilrechtlichen Gründen behalten, denn nur damit lassen sich im Streitfall Verjährungsfristen, Garantien oder Gewährleistungsrechte durchsetzen.