Verfahrensdokumentation GoBD – was ist das?
Fast jeder Unternehmer in Deutschland hat vermutlich schon einmal von der Verfahrensdokumentation nach den GoBD gehört. Viele wissen jedoch nicht, was sie sich unter einer solchen Verfahrensdokumentation konkret vorzustellen haben.
Zunächst einmal: GoBD steht für Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Und eine entsprechende Verfahrensdokumentation stellt vollständig und schlüssig den organisatorisch und technisch gewollten Prozess des eingesetzten Datenverarbeitungsverfahrens in einem Unternehmen dar. Es handelt sich bei einer Verfahrensdokumentation also um eine Art Handbuch für das betriebliche Rechnungswesen. Dabei werden auch die dazugehörigen Nebenprozesse beschrieben. Hierbei handelt es sich z.B. um die Rechnungsschreibung und die Zeiterfassungen (sog. Nebensysteme). Daneben sollen Kontrollmechanismen installiert werden, die die Qualität der Prozesse gewährleisten.
In der Regel besteht eine Verfahrensdokumentation aus den folgenden Komponenten:
– allgemeine Beschreibung
– Anwenderdokumentation
– technische Systemdokumentation
– Betriebsdokumentation
– Internes Kontrollsystem (IKS).
Art, Umfang und Inhalt einer Verfahrensdokumentation können stark variieren.
Die Frage, ob Sie eine Verfahrensdokumentation benötigen, lässt sich recht leicht beantworten. Wenn Sie ein Steuerpflichtiger sind, der den Buchführungs- und / oder Aufzeichnungspflichten, sowie den Aufbewahrungspflichten unterliegt, benötigen Sie eine aussagefähige und aktuelle Verfahrensdokumentation.
Die Dokumentation muss verständlich sein, so dass sich ein sachverständiger Dritter, z. B. ein Betriebsprüfer anhand der Dokumentation leich einen Überblick über das betreffende System verschaffen kann. Auch muss aus der Dokumentation hervorgehen, wie die – insbesondere elektronischen – Belege im Unternehmen erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden.
Unter https://gobd-handbuch.genos-service.de/downloads/verfahrensdokumentation-nach-gobd–musterbeisp.pdf finden Sie ein Musterbeispiel für eine solche Dokumentation für ein kleines Unternehmen. Hier können Sie sehen, dass die Erstellung einer solchen Dokumentation kein Hexenwerk ist, allerdings eine gewisse Mühe und Sorgfalt erfordert.
Kommen wir nun zum Schwerpunkt dieses Artikels, der
Corona-Dokumentation
Zwar handelt es sich bei einer solchen Corona-Dokumentation nicht um eine der üblichen GoBD-Verfahrensdokumentation, aber wir möchten allen betroffenen Unternehmen ans Herz legen, eine solche zu führen.
Der Hintergrund: In der Corona-Krise werden seit März 2020 viele Unternehmen mit immer neuen, oftmals in schneller Abfolge variierenden behördlichen Auflagen konfrontiert und können bzw. konnten deshalb nicht wie gewohnt Ihrer Geschäftstätigkeit nachgehen. Durch die gravierenden Einschränkungen kommt es zuweilen zu eklatanten Abweichungen im Datenmaterial und in den Prozessen. Darum ist ratsam, Besonderheiten wie den Lockdowns, Quarantänesituationen, Zeiten der Kurzarbeit, etc. möglichst detailliert zu dokumentieren. Denn so können Sie im Falle einer Betriebsprüfung auch noch Jahre später problemlos nachweisen, worauf mögliche Auffälligkeiten zurückzuführen sind.
Auf der Website des Zentralverbands des deutschen Handwerks (ZDH) finden Sie eine Muster-Corona-Dokumentation zum Download. Wie viele andere Vorlagen des ZDH, ist auch dieses Muster sehr leicht verständlich und übersichtlich. Darum empfehlen wir diese Vorlage gerne – auch für Unternehmen außerhalb des Handwerks.