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Digitalisierung als Ressourcenfresser im Büro

20 verschwendete Arbeitstage pro Jahr

Das Marktforschungsinstituts „Censuswide“ hat in Zusammenarbeit mit einer Firma für Bürobedarf euriert, dass 10.000 Minuten oder 20 Arbeitstage deutsche Angestellte nach eigenen Angaben im Büro im Schnitt pro Jahr vertrödeln. Und dass, weil sie sich mit der Technik in ihrem Unternehmen herumärgern. Zu lesen war das kürzlich bei Spiegel Online.

Kann das wirklich wahr sein? Ja, warum nicht. Wir alle kennen die Probleme, die nicht nur ein generelles Versagen neuer Technik verursacht, sondern auch die Schwierigkeiten, sich an immer wieder neue Geräte, Benutzeroberflächen und Handhabungen zu gewöhnen. Und die stürmen bekanntlich im Zuge der Digitalisierung in immer schnellerer Abfolge auf uns ein. Privat und ebenso wie beruflich.

Hinzu kommt das hausgemachte Chaos. Früher war die Ablage eine papierene Angelegenheit, recht wenig komplex. Eine eher ungeliebte Beschäftigung. Dabei ging nicht selten etwas verloren bzw. wurde falsch abgeheftet. Die Vervielfachnung von Dokumenten –  seien es eMails, Online-Rechnungen, Downloads, Links, Bilder, Grafiken, Pdfs etc. – hat das Problem quantitativ potenziert. Zudem landet ein elektronisches Dokument schneller per Mausklick im falschen Dateiordner als ein Blatt Papier im falschen Hefter.  Allerdings kann man es mit einigen elektronischen Suchkriterien auch schneller wiederfinden, – aber das kostet Zeit und Nerven. Mit fast 22 Minuten pro Tag, so gibt die o. g. Studie an, gehört die Sucherei zu den größten Zeitfressern im beruflichen Alltag.

Viel Zeit braucht auch die Umgewöhnung an immer neue Programme, Geräte, Benutzeroberflächen. Da genügt meist nicht das Lesen eines Bedienerhandbuchs, oft helfen bzw. „coachen“ Kollegen sich untereinander, um mit der neuen Technik klar zu kommen. Was wiederum betriebliche Ressourcen bindet und nicht immer für eine Verbesserung des Betriebsklimas sorgt.

Und wenn wir daran denken, dass der Mitarbeiter immer noch die wohl teuerste Ressource im Büroalltag ist,  während Hard- und Software in den letzten Jahren und Jahrzehnten immer preiswerter wurde, dann verschwendet man gerade am falschen Ende Geld. Erst recht, wenn man in Betracht zieht, wie viele Mitarbeiter von dem Tempo der neuen Arbeitswelt so überfordert sind, dass sie darauf mit innerer Kündigung oder Krankheiten bis hin zum Burnout reagieren.

Die VUCA-Welt hat viele Gesichter und eines davon zeigt sich im modernen Büroalltag.

Wie aber reagieren?

Zunächst einmal sollte man sich kritisch fragen, ob eine neues Tool wirklich eine echte Verbesserung bringt, wobei der Faktor Mensch immer berücksichtigt werden sollte. Des weiteren sollte ein jeder aktuelle Hype auch kritisch hinterfragt werden, und es sollte bedacht werden, dass die neueste Technik von heute spätestens übermorgen als veraltet gilt und es bereits etwas neues, scheinbar noch besseres gibt.

VUCA-Herausforderungen im Personalbereich

Kosteneinsparungen, Globalisierungsdruck, Fachkräftemangel und Digitalisierung zwingen deutsche Unternehmen zu Veränderungsprozessen. Weitere  Faktoren sind: Engpässe bei Fachkräften, nicht ausreichend auf die Arbeitswelt vorbereitete Schul- und Studienabgänger, Zunahme der Arbeitsbelastung.

Das sind nur einige der Ergebnisse der Umfrage „HR Future Trends“, den die Bonner AGENTUR ohne NAMEN in diesem Jahr zum vierten Mal durchführte. „Veränderung und Transformation im Windschatten von Industrie 4.0 und Digitalisierung“ lautete das Thema der Umfrage. 103 Unternehmen aus Deutschland haben sich von Anfang März bis Ende Mai 2016 in der Online-Befragung geäußert. 27 % zählen mit jeweils über 5.000 Mitarbeitenden zu den Großunternehmen, über 40 % sind KMU.

Kernthema VUCA

Vor dem Hintergrund einer sich rasant verändernden Unternehmenswelt stehen die Personalabteilungen vor großen Herausforderungen. Ihr Kernthema heißt VUCA. VUCA steht für volatil, ungewiss, komplex und mehrdeutig und bedeutet nichts anderes als das Agieren in einem veränderungsreichen, wenig planbaren Unternehmenskontext. Dieser Dynamik müssen sich Personalabteilungen anpassen. Die diesjährigen „HR Future Trends“ zeigen fünf konkrete Handlungsfelder auf, denen sich die Unternehmen stellen sollten:

1. Versorgung der Fachkräfte-Pipeline:

„Dass sich die Fachkräftesituation zuspitzt, wird in diesem Jahr sehr deutlich“, sagt Melanie Vogel, Geschäftsführerin der Agentur. „Erstmalig sinkt bei nur 8 % der Befragten das Recruiting-Budget. In den letzten drei Jahren war dieser Wert noch zweistellig.“ 54,1 % der Unternehmen gaben an, nicht genügend qualifizierte Bewerbungen zu bekommen, 41,9 % klagen über akuten Fachkräftemangel.

2. Kompetenz-Verschiebung

61 % gaben an, dass Studienabgänger nicht ausreichend auf die Arbeitswelt vorbereitet seien. Die neue Arbeitswelt verlangt Querdenken, mentale Flexibilität und interkulturelle Kompetenzen. Dem wird im heutigen Bildungssystem zu wenig Rechnung getragen.

3. Konstitution der Belegschaft

Der demografische Wandel vollzieht sich. In 50,6 % der Unternehmen ist die Belegschaft älter als 40 Jahre und in 16,8% der Unternehmen werden 20-30 % der Mitarbeitenden in den kommenden fünf Jahren in Rente gehen. Zusätzlich stellen 39,2 % einen vermehrten Anstieg psychischer Erkrankungen fest, während gleichzeitig in 51,4 % der Unternehmen die Arbeitszeit der außertariflich beschäftigten Mitarbeitenden steigt.

4. Umgang mit Veränderungen

60,3 % der befragten Unternehmen gaben an, vor Umstrukturierungs- und Transformationsprozessen zu stehen. Hauptgrund sind Kosteneinsparungen. Aber auch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und der zunehmende Wettbewerbsdruck treiben Veränderungen an. 70,3 % der Befragten stimmten zu, dass die Anforderungen der Mitarbeitenden steigen und 44,6 % gaben an, auch die psychische Belastung nehme zu. Fast 40 % der Befragten begleiten Change-Prozesse nicht durch entsprechende Personalentwicklungs- und Weiterbildungsprogramme.

5.  Zunehmender Individualismus / zunehmende Überforderung

Im Personalbereich zeichnen sich drei große Herausforderungen ab: Auf Platz 1 liegt die „steigende Erwartungshaltung der Arbeitnehmenden“, gefolgt von der „Überforderung von Führungskräften“ und der „flexibleren Arbeitsgestaltung“.

Die Hitliste der Herausforderungen spiegelt nicht nur die veränderten Rahmenbedingungen der VUCA-Welt, sondern zeigt auch deutliche Handlungsfelder der Zukunft auf.

Die Ergebnisse „ HR Future Trends 2016“ können unter http://FutureTrends.AGENTURohneNAMEN.de kostenfrei heruntergeladen werden.