Digitalisierung als Ressourcenfresser im Büro

20 verschwendete Arbeitstage pro Jahr

Das Marktforschungsinstituts „Censuswide“ hat in Zusammenarbeit mit einer Firma für Bürobedarf euriert, dass 10.000 Minuten oder 20 Arbeitstage deutsche Angestellte nach eigenen Angaben im Büro im Schnitt pro Jahr vertrödeln. Und dass, weil sie sich mit der Technik in ihrem Unternehmen herumärgern. Zu lesen war das kürzlich bei Spiegel Online.

Kann das wirklich wahr sein? Ja, warum nicht. Wir alle kennen die Probleme, die nicht nur ein generelles Versagen neuer Technik verursacht, sondern auch die Schwierigkeiten, sich an immer wieder neue Geräte, Benutzeroberflächen und Handhabungen zu gewöhnen. Und die stürmen bekanntlich im Zuge der Digitalisierung in immer schnellerer Abfolge auf uns ein. Privat und ebenso wie beruflich.

Hinzu kommt das hausgemachte Chaos. Früher war die Ablage eine papierene Angelegenheit, recht wenig komplex. Eine eher ungeliebte Beschäftigung. Dabei ging nicht selten etwas verloren bzw. wurde falsch abgeheftet. Die Vervielfachnung von Dokumenten –  seien es eMails, Online-Rechnungen, Downloads, Links, Bilder, Grafiken, Pdfs etc. – hat das Problem quantitativ potenziert. Zudem landet ein elektronisches Dokument schneller per Mausklick im falschen Dateiordner als ein Blatt Papier im falschen Hefter.  Allerdings kann man es mit einigen elektronischen Suchkriterien auch schneller wiederfinden, – aber das kostet Zeit und Nerven. Mit fast 22 Minuten pro Tag, so gibt die o. g. Studie an, gehört die Sucherei zu den größten Zeitfressern im beruflichen Alltag.

Viel Zeit braucht auch die Umgewöhnung an immer neue Programme, Geräte, Benutzeroberflächen. Da genügt meist nicht das Lesen eines Bedienerhandbuchs, oft helfen bzw. „coachen“ Kollegen sich untereinander, um mit der neuen Technik klar zu kommen. Was wiederum betriebliche Ressourcen bindet und nicht immer für eine Verbesserung des Betriebsklimas sorgt.

Und wenn wir daran denken, dass der Mitarbeiter immer noch die wohl teuerste Ressource im Büroalltag ist,  während Hard- und Software in den letzten Jahren und Jahrzehnten immer preiswerter wurde, dann verschwendet man gerade am falschen Ende Geld. Erst recht, wenn man in Betracht zieht, wie viele Mitarbeiter von dem Tempo der neuen Arbeitswelt so überfordert sind, dass sie darauf mit innerer Kündigung oder Krankheiten bis hin zum Burnout reagieren.

Die VUCA-Welt hat viele Gesichter und eines davon zeigt sich im modernen Büroalltag.

Wie aber reagieren?

Zunächst einmal sollte man sich kritisch fragen, ob eine neues Tool wirklich eine echte Verbesserung bringt, wobei der Faktor Mensch immer berücksichtigt werden sollte. Des weiteren sollte ein jeder aktuelle Hype auch kritisch hinterfragt werden, und es sollte bedacht werden, dass die neueste Technik von heute spätestens übermorgen als veraltet gilt und es bereits etwas neues, scheinbar noch besseres gibt.