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Digitalisierung als Ressourcenfresser im Büro

20 verschwendete Arbeitstage pro Jahr

Das Marktforschungsinstituts „Censuswide“ hat in Zusammenarbeit mit einer Firma für Bürobedarf euriert, dass 10.000 Minuten oder 20 Arbeitstage deutsche Angestellte nach eigenen Angaben im Büro im Schnitt pro Jahr vertrödeln. Und dass, weil sie sich mit der Technik in ihrem Unternehmen herumärgern. Zu lesen war das kürzlich bei Spiegel Online.

Kann das wirklich wahr sein? Ja, warum nicht. Wir alle kennen die Probleme, die nicht nur ein generelles Versagen neuer Technik verursacht, sondern auch die Schwierigkeiten, sich an immer wieder neue Geräte, Benutzeroberflächen und Handhabungen zu gewöhnen. Und die stürmen bekanntlich im Zuge der Digitalisierung in immer schnellerer Abfolge auf uns ein. Privat und ebenso wie beruflich.

Hinzu kommt das hausgemachte Chaos. Früher war die Ablage eine papierene Angelegenheit, recht wenig komplex. Eine eher ungeliebte Beschäftigung. Dabei ging nicht selten etwas verloren bzw. wurde falsch abgeheftet. Die Vervielfachnung von Dokumenten –  seien es eMails, Online-Rechnungen, Downloads, Links, Bilder, Grafiken, Pdfs etc. – hat das Problem quantitativ potenziert. Zudem landet ein elektronisches Dokument schneller per Mausklick im falschen Dateiordner als ein Blatt Papier im falschen Hefter.  Allerdings kann man es mit einigen elektronischen Suchkriterien auch schneller wiederfinden, – aber das kostet Zeit und Nerven. Mit fast 22 Minuten pro Tag, so gibt die o. g. Studie an, gehört die Sucherei zu den größten Zeitfressern im beruflichen Alltag.

Viel Zeit braucht auch die Umgewöhnung an immer neue Programme, Geräte, Benutzeroberflächen. Da genügt meist nicht das Lesen eines Bedienerhandbuchs, oft helfen bzw. „coachen“ Kollegen sich untereinander, um mit der neuen Technik klar zu kommen. Was wiederum betriebliche Ressourcen bindet und nicht immer für eine Verbesserung des Betriebsklimas sorgt.

Und wenn wir daran denken, dass der Mitarbeiter immer noch die wohl teuerste Ressource im Büroalltag ist,  während Hard- und Software in den letzten Jahren und Jahrzehnten immer preiswerter wurde, dann verschwendet man gerade am falschen Ende Geld. Erst recht, wenn man in Betracht zieht, wie viele Mitarbeiter von dem Tempo der neuen Arbeitswelt so überfordert sind, dass sie darauf mit innerer Kündigung oder Krankheiten bis hin zum Burnout reagieren.

Die VUCA-Welt hat viele Gesichter und eines davon zeigt sich im modernen Büroalltag.

Wie aber reagieren?

Zunächst einmal sollte man sich kritisch fragen, ob eine neues Tool wirklich eine echte Verbesserung bringt, wobei der Faktor Mensch immer berücksichtigt werden sollte. Des weiteren sollte ein jeder aktuelle Hype auch kritisch hinterfragt werden, und es sollte bedacht werden, dass die neueste Technik von heute spätestens übermorgen als veraltet gilt und es bereits etwas neues, scheinbar noch besseres gibt.

VUCA-Herausforderungen im Personalbereich

Kosteneinsparungen, Globalisierungsdruck, Fachkräftemangel und Digitalisierung zwingen deutsche Unternehmen zu Veränderungsprozessen. Weitere  Faktoren sind: Engpässe bei Fachkräften, nicht ausreichend auf die Arbeitswelt vorbereitete Schul- und Studienabgänger, Zunahme der Arbeitsbelastung.

Das sind nur einige der Ergebnisse der Umfrage „HR Future Trends“, den die Bonner AGENTUR ohne NAMEN in diesem Jahr zum vierten Mal durchführte. „Veränderung und Transformation im Windschatten von Industrie 4.0 und Digitalisierung“ lautete das Thema der Umfrage. 103 Unternehmen aus Deutschland haben sich von Anfang März bis Ende Mai 2016 in der Online-Befragung geäußert. 27 % zählen mit jeweils über 5.000 Mitarbeitenden zu den Großunternehmen, über 40 % sind KMU.

Kernthema VUCA

Vor dem Hintergrund einer sich rasant verändernden Unternehmenswelt stehen die Personalabteilungen vor großen Herausforderungen. Ihr Kernthema heißt VUCA. VUCA steht für volatil, ungewiss, komplex und mehrdeutig und bedeutet nichts anderes als das Agieren in einem veränderungsreichen, wenig planbaren Unternehmenskontext. Dieser Dynamik müssen sich Personalabteilungen anpassen. Die diesjährigen „HR Future Trends“ zeigen fünf konkrete Handlungsfelder auf, denen sich die Unternehmen stellen sollten:

1. Versorgung der Fachkräfte-Pipeline:

„Dass sich die Fachkräftesituation zuspitzt, wird in diesem Jahr sehr deutlich“, sagt Melanie Vogel, Geschäftsführerin der Agentur. „Erstmalig sinkt bei nur 8 % der Befragten das Recruiting-Budget. In den letzten drei Jahren war dieser Wert noch zweistellig.“ 54,1 % der Unternehmen gaben an, nicht genügend qualifizierte Bewerbungen zu bekommen, 41,9 % klagen über akuten Fachkräftemangel.

2. Kompetenz-Verschiebung

61 % gaben an, dass Studienabgänger nicht ausreichend auf die Arbeitswelt vorbereitet seien. Die neue Arbeitswelt verlangt Querdenken, mentale Flexibilität und interkulturelle Kompetenzen. Dem wird im heutigen Bildungssystem zu wenig Rechnung getragen.

3. Konstitution der Belegschaft

Der demografische Wandel vollzieht sich. In 50,6 % der Unternehmen ist die Belegschaft älter als 40 Jahre und in 16,8% der Unternehmen werden 20-30 % der Mitarbeitenden in den kommenden fünf Jahren in Rente gehen. Zusätzlich stellen 39,2 % einen vermehrten Anstieg psychischer Erkrankungen fest, während gleichzeitig in 51,4 % der Unternehmen die Arbeitszeit der außertariflich beschäftigten Mitarbeitenden steigt.

4. Umgang mit Veränderungen

60,3 % der befragten Unternehmen gaben an, vor Umstrukturierungs- und Transformationsprozessen zu stehen. Hauptgrund sind Kosteneinsparungen. Aber auch die Digitalisierung von Geschäftsprozessen und der zunehmende Wettbewerbsdruck treiben Veränderungen an. 70,3 % der Befragten stimmten zu, dass die Anforderungen der Mitarbeitenden steigen und 44,6 % gaben an, auch die psychische Belastung nehme zu. Fast 40 % der Befragten begleiten Change-Prozesse nicht durch entsprechende Personalentwicklungs- und Weiterbildungsprogramme.

5.  Zunehmender Individualismus / zunehmende Überforderung

Im Personalbereich zeichnen sich drei große Herausforderungen ab: Auf Platz 1 liegt die „steigende Erwartungshaltung der Arbeitnehmenden“, gefolgt von der „Überforderung von Führungskräften“ und der „flexibleren Arbeitsgestaltung“.

Die Hitliste der Herausforderungen spiegelt nicht nur die veränderten Rahmenbedingungen der VUCA-Welt, sondern zeigt auch deutliche Handlungsfelder der Zukunft auf.

Die Ergebnisse „ HR Future Trends 2016“ können unter http://FutureTrends.AGENTURohneNAMEN.de kostenfrei heruntergeladen werden.

Hin zur Multi-Channel-Stategie

KPMG-Studie zeigt die aktuellen Trends im Handel

„Achten Sie auf die Lage!“ Das war lange Zeit das Credo von Bankern und Betriebsberatern. Vor   allem, wenn es einen  Betriebsstandort im Einzelhandel ging. Jener ist seit dem gigantischen Wachstum von Amazon, Ebay & Co. allerdings fundamental im Umbruch.

Solche Umbrüche sind jedoch nicht wirklich etwas neues. In den 1970ern setzte man im stationären Einzelhandel auf günstige, großflächige Standorte und Einkaufszentren für den Massenkonsum vor den Toren der Städte. Die Familien waren noch relativ groß, der Konsumbedarf entsprechend. Die Menschen bevorzugten Wohnlagen „im Grünen“, außerhalt der Städte oder an deren Rändern und ein Auto zu dieser Zeit schon fast jede west-deutsche Familie.  So verschwanden die Läden des täglichen Bedarfs ebenso wie viele Bewohner aus den Innenstädten. Stattdessen entstanden in den Innenstadtlagen der Großstädte Büros und Flaniermeilen für den gehobenen Konsum. Seit den 1990ern machte sich dann zunehmend ein neues Phänomen breit: Die „Shopping-Malls“ entstanden und verdrängten die klassischen Kaufhäuser fast völlig. Gleichförmig findet man sie mit immer denselben oder ähnlichen Filialisten inzwischen rund um den Erdball. Daneben haben sich noch „Outlet-Center“ auf der „grünen Wiese“ etabliert, die Kunden mit großen Marken zu reduzierten Preisen locken.

Veränderte Lebenswelten der Konsumenten

In den letzen beiden Jahrzehnten hat die Urbanisierung stark zugenommen, und in den Städten ist die Zahl der Klein- und Kleinsthaushalte gestiegen. Auf Stadtflucht folgte die Landflucht: Jene, die einst „mit Kind und Kegel“ aus der Stadt ins Grüne gezogen sind, kehren,  inzwischen älter geworden, wegen der besseren Infrastruktur und den Kulturangeboten in die Städte zurück.

Die heutigen Klein(st)familien, berufstätigen Singles, jungen Eltern oder Senioren haben zudem andere Konsumbedürfnisse als die typischen Familien der 1960er bis 1980er Jahre. Zeit ist Mangelware, Bequemlichkeit angesagt. Zugleich verzeichnet man im Konsumbereich einen starken Trend maßgeschneiderten („customized“) individuellen Produkten. Unternehmen wie das „Kochhaus“ sind Trend. Dort stellt man Lebensmittel passgenau für die heimische Mahlzeit zusammen – Rezeptur inklusive.

Dieser Entwicklung folgend siedeln sich inzwischen selbst Elektro- und Baumärkte wieder in zentralen städtischen Lagen an und punkten mit gezielten Angeboten für die städtische Kundschaft. Auch die Lebensmittelsupermärkte haben dazu gelernt, kehren in die Innenstädte zurück und orientieren sich mit Spezialsportimenten, wie „Rewe to go“ oder „Edeka City Markt“, an den Bedürfnissen der heutigen Stadtbevölkerung. Da findet man ein meist angeschlossenes Bistro zum Treffen, Entspannen oder einfach nur für den Snack unterwegs. Längere Öffnungszeiten und Angebote veredelter Fertigprodukte nehmen auf den 24/7 Rhythmus der heutigen Berufstätigen Rücksicht, und Serviceleistungen wie hauseigene Lieferdienste oder Zubehörverleih gehören inzwischen zum Angebotsportfolio vieler Handelsketten.

Digitalisierungsdruck  im Handel

Amazon & Co. haben den Handel in die heimischen Wohnzimmer gebracht. Abends um halb zehn wird per Tablet oder Laptop vom Sofa aus eingekauft.  Dieser mobile Handel (M-Commerce) liegt in Gunst der Kunden ganz oben. Experten gehen davon aus, dass dieser bis 2020 noch weiter wachsen wird.  Apps und mobile Webseiten sorgen für den entsprechenden Informations- und Einkaufskomfort. Algorithmen sorgen dafür das der Kunde passgenau abgeholt wird. Damir sind sie dem guten alten Versandhaus-Katalog weit überlegen.

Die eingangs benannte KPMG- Studie geht davon aus, dass der Online-Handel noch bis 2020 jedes Jahr im zweitstelligen Bereich weiterwächst, allerdings bliebt sein Anteil am gesamten Handel mit unter 10 % weiterhin gering.

Zwischenzeitlich wird versucht, ganzheitliche Store-Koncepte zu entwickeln, welche ein haptisch-sinnliches Einkaufserlebnis schaffen und somit die Vorteile des stationären Handels (persönliche Nähe und Beratung) mit den Vorteilen des Online-Handels (bequem rund um die Uhr einkaufen) kombinieren. Die Handelsbranche arbeitet darum zunehmend an einer Verzahnung von On- und Offlinekanälen, der sog. „Multi-Channel-Strategie“.  Kunden können online vorab Produkte auswählen, bestellen oder reservieren, dann im Geschäft genau ansehen und entweder gleich mitnehmen oder sich liefern lassen. Die Bezahlung erfolgt dann ebenfalls über ein verschiedene Kanäle von der Barzahlung über Kreditkarten und verschiedene Online-Payment-Methoden bis hin zum Kauf auf Rechnung. Der stationäre Handel hat auf diese Weise auch in der digitalisierten Welt eine Zukunft, vor allem dann, wenn er flexibel bleibt, den sich veränderten Bedürfnissen weiter Rechnung trägt und verschiedene Vertriebskanäle gleichzeitig nutzt

Fazit: Wer den Kunden von heute und morgen zufrieden stellen will, braucht gute Ideen und eine ebenso komplexe wie flexible und skalierbare Organisationsstruktur.

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3D-Druck-Verfahren

Ein Verfahren wird immer beliebter

Was sind die Konsequenzen?

3D-Druck ist ein Fertigungsverfahren, das zunehmend als Komplementär-Technologie  zu bestehenden Fertigungsverfahren in Produktionsbetriebe, insbesondere in den Werkzeug- und Formenbau Einzug hält.

Die 3-D-Druck-Technologie auch als „Rapid Prototyping“ bekannt, hat Ihren Ursprung im Bau von Protoypen oder Mustern. Heute verfügen die durch die 3-D-Technologie erzeugte Werkstücke allerdings oft über so gute Eigenschaften in Bezug auf Oberflächengüte und mechanischen Fähigkeiten, dass sie als Endprodukt verwendet werden können. Mit additiven Fertigungsverfahren lassen sich zudem komplexe Formen und innen liegende Hohlräume bestens herstellen.

In der Industrie hat sich der 3-D-Druck in den letzten Jahren seinen festen Platz gesichert. Auch beim Endverbraucher kommt die Technologie zuenehmend an, was die Industire vor große Herausforderungen stellt. Wie ist es z. B. mit den Urheberrecht oder der Produkthaftung, wenn Produkte nachgebaut oder (Ersatz-)Teile im 3-D-Druck hergestellt werden?

Weg in die Industrie 4.0 ?

Da dieses Fertigungsverfahren aus dem Musterbau kommt, lag es nicht im Fokus der auf Automatisierung ausgerichteten Industrie 4.0. Sobald nun aber mittels 3D-Druck Stückzahlen größer eins gefertigt werden sollen, wird das Thema allerdings auch hier relevant. Und man wird sich überlegen, wie es mit anderen Fertigungstechnolgien kombiniert werden kann.

eBusiness durch Crowdfunding ausbauen

Deutscher Mittelstand 4.0

Der mittelständische Industriebedarfsanbieter Kneissl reagiert auf den Digitalisierungsdruck und setzt gleichzeitig  auf Geld von der Crowd. So wird der Ausbau des eBusiness digital finanziert.

Das Familienunternehmen vertreibt bereits seit 27 Jahren Werkzeuge und Verbindungselemente. Kunden sind Handwerksbetriebe, Industrieunternehmen und anspruchsvolle Heimwerker. Jetzt sollen die Vertriebswege modernisiert und der Onlineshop umfassend erweitert werden.

Finanziert werden soll das Ganze ebenfalls höchst innovativ: Mit einer Crowdfunding‐Kampagne will man auch Kleinanleger gewinnen. Ziel der 90‐tägigen Kampagne ist es, eine Mindestsumme von 50.000 Euro aufzubringen. Anleger können ab 100 Euro in das Unternehmen der Kneissls investieren.

Kneissl möchte mit dem so eingeworbenen Geld aber nicht nur in Onlinestrukturen investieren, sondern auch seinen Artikelbestand und damit die Lieferfähigkeit erweitern. „Der große Lagerbestand ist notwendig, da Kunden aus Handwerk und Industrie darauf angewiesen sind, dass Bestellungen sofort lieferbar sind und die verschiedenen bestellten Produkte gleichzeitig eintreffen“, so Geschäftsführer Oliver Kneissl. Zurzeit liegt der Umsatz des Unternehmens bei 500.000 Euro. Ein Umsatz von 750.000 Euro über den Onlineshop und den traditionellen Vertrieb sind in diesem Jahr geplant.

Der neue Webshop soll zudem die im Netz übliche Anonymität beenden und somit auch das B2B-Geschäft ankurbeln. Ein „Click‐to‐meet“‐Button ermöglicht dann eine persönliche Beratung.

„Unser Leitsatz ‚Wir sprechen kundisch‘ sollte sich auch in unserem Onlineshop wiederfinden. Kunden können über unseren Shop einen Termin mit dem passenden Außendienstmitarbeiter vereinbaren, der umfassend zum gewünschten Produktbereich berät – ein Service, den große Onlinemarktplätze nicht bieten können“, erklärt Oliver Kneissl.

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